Próximo escritório de geração

Hoje, as tecnologias inovadoras no campo das comunicações e divulgação de informações mudaram radicalmente a ideia de um escritório moderno. Se as informações são transmitidas de qualquer lugar do mundo e as inovações técnicas são disponibilizadas e utilizadas em todos os lugares, é realmente necessário que os funcionários permaneçam em seus locais de trabalho? O escritório será preservado como uma estrutura integral?

De uma forma ou de outra, estudos têm mostrado que a maioria de nós ainda prefere trabalhar em escritório e, portanto, ainda permanece relevante e se desenvolve em paralelo com novas tecnologias e requisitos..

 60-90s.

Certamente muitos de nós nos lembramos daquele sistema entediante corredor-escritório das instituições do passado – móveis monótonos, layout típico, atmosfera hostil. Mas isso é apenas um reflexo da época – uma estrutura hierárquica rígida, completa subordinação ao sistema, trabalho dentro de um único funcional.

 00s.

Este é o horário de funcionamento do escritório. Geração de informação inovadora «constrói» sala de escritório de plano aberto. A eliminação das partições internas ocorre, como resultado do que os locais de trabalho começaram a se encaixar perfeitamente uns aos outros. Este arranjo adquiriu um caráter livre e o clima na equipe tornou-se mais amigável e humano. O principal objetivo desta ideia é melhorar a comunicação dentro das divisões e departamentos da empresa..

 10s.

A maioria das empresas hoje é orientada a projetos. Se os funcionários anteriores recebiam uma tarefa do gerente e a realizavam, agora a situação mudou. Para resolver as tarefas atribuídas, é criado todo um grupo de projetos, envolvendo os funcionários dos departamentos. Nesse caso, o gerente de projeto não é um líder tradicional, mas sim um líder organizador..

Esse trabalho também requer um escritório em seu aspecto mais recente – aberto e flexível. A comunicação da equipe agora deve ser garantida tanto dentro dos departamentos quanto entre eles.

O rápido desenvolvimento da informação, das tecnologias móveis, a Internet influenciou muito o escritório. Mas o indicador mais importante sempre será o componente econômico de seu trabalho. Hoje, as exigências nessa área tornaram-se ainda maiores: redução de custo de tecnologia e equipamentos, aluguel, contas de luz, aumento de eficiência.

 Escritório flexível (flex-office)

O conceito principal do flex-office são os locais de trabalho não personalizados dos funcionários. Nesse caso, eles são divididos em móveis e não móveis. Mobile é aquele que, de acordo com as especificidades do seu trabalho, dedica a maior parte do seu tempo a reuniões com clientes, negociações, visitas a apresentações, objectos diversos, etc. É a esse funcionário que se destina o local de trabalho desprotegido..

O projeto e esquema do futuro escritório flexível é elaborado em função do tipo de trabalho realizado – individual ou coletivo, de longo ou curto prazo, exigindo concentração ou discussão coletiva.

Características do local de trabalho dentro do flex-office

• mesa reservada (hot desk) – reservada pelos funcionários por um determinado período de tempo conforme a necessidade;
• uma mesa livre (mesa compartilhada) – um local de trabalho que uma pessoa pode ocupar sem reserva;
• sala de trabalho que requeira atenção e concentração especiais – destinada a um único funcionário;
• zona sossegada – destinada a diversos locais de trabalho onde são proibidas conversas, chamadas e se observa o silêncio perfeito;
• Espaço da equipe – as equipes de design podem esperar espaços especialmente abertos no escritório. Via de regra, trata-se de uma ou várias mesas para trabalho em equipe;
• um local de trabalho operacional – destinado a resolver questões de curto prazo. Freqüentemente, esta é uma estação de trabalho stand-up equipada com um telefone, fax e computador com acesso à Internet;
• zona telefônica (inicialização do telefone) – uma pequena sala para negociações, conferências e webinars. Esta sala permite manter a confidencialidade, para não distrair os colegas;
• sala de reunião rápida – utilizada da mesma forma que a tradicional, difere apenas na forma operativa de resolução de problemas, sem lugares sentados.

Terraços, varandas, cafés e pátios adjacentes também podem servir como locais de trabalho não tradicionais, se houver uma oportunidade de se conectar à Internet via Wi-Fi.

 Escritório do clube (coworking)

Este tipo de escritório moderno implica a possibilidade de alugar um espaço de trabalho por um determinado período de tempo. Normalmente trata-se de um complexo com infraestrutura altamente desenvolvida e excelentes tecnologias para a solução de diversos tipos de problemas..

O escritório do clube oferece:

• espaço zoneado: área para negociações, área para reuniões em ambiente informal, área de lazer;
• a presença de pequenos escritórios para aluguel;
• audiência de coworking;
• pequenas empresas;
• a presença de autônomos – funcionários trabalhando remotamente;
• a presença de empresas que não possuem território próprio e utilizam a sede do clube para facilitar o trabalho com os clientes.

Um escritório moderno pode ser construído «do princípio» seja atualizando um existente. De uma forma ou de outra, você precisa considerar cuidadosamente alguns pré-requisitos:

• layout – área de escritório, recepção, organização conveniente de uma grade de colunas para funcionários e visitantes;
• acessibilidade de transporte – estacionamento conveniente, acesso e entrada da instituição;
• entrada – um escritório de representação deve ter um saguão de entrada decente.